Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door Koor&Stem VZW, gevestigd te 2018 Antwerpen, Pater Pirestraat 50, ingeschreven in het KBO-register onder het nummer 477024818, e-mail info [at] koorenstem.be, hierna verder genoemd ‘Koor&Stem’. 

Tenzij anders vermeld, is Koor&Stem verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verzamelt en waarop deze Privacyverklaring van toepassing is. 

Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijk personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en legt uit welke persoonsgegevens Koor&Stem verzamelt en hoe zij die gebruikt. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Koor&Stem respecteert hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren en te weten hoe ze worden verwerkt. 

1. Persoonsgegevens

Als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt Koor&Stem gegevens die u haar vrijwillig verstrekt bij sollicitaties, bij het invullen van het contactformulier of het stellen van een vraag al dan niet in het kader van een samenwerking of het lidmaatschap dat wordt aangaan, of gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van andere door Koor&Stem aangeboden diensten. Daarnaast kan Koor&Stem ook foto’s en video’s verwerken waarop u identificeerbaar bent en die werden gemaakt in het kader van onder andere een evenement van Koor&Stem. 

In het kader van het aanmaken van ‘noodcontacten’, kan Koor&Stem ook gegevens verwerken van derden die ons verstrekt werden door onze medewerkers en leden.

Meer bepaald kan Koor&Stem dus onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, adres, telefoonnummer, bankgegevens, afbeeldingen, het koor waarbij u bent aangesloten, ect. 

Koor&Stem verwerkt ook gevoelige gegevens (meer bepaald strafrechtelijke gegevens) met betrekking tot haar werknemers in het kader van het personeelsbeheer. 

Verder verzamelt Koor&Stem ook automatisch (en geanonimiseerde) gegevens over het gebruik, toegang of interactie met haar website door middel van cookies en vergelijkbare technologieën, o.a. om het functioneren van de website te kunnen monitoren, of met het oog op detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken, door middel van IP-adressen en browser-gegevens.

Tenslotte kan Koor&Stem informatie over u ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals partners met wie ze gezamenlijk diensten aanbiedt. Koor&Stem kan ook informatie over u ontvangen van sociale media kanalen (META ect), bijvoorbeeld wanneer u op deze platforms met haar communiceert. Koor&Stem beschermt de gegevens die zij van derden krijgt op dezelfde manier als die in deze Privacyverklaring wordt beschreven.

2. Beveiliging en opslag

Koor&Stem neemt de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus en tracht de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om uw persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw informatie kan plaatsvinden. Zo maakt Koor&Stem bijvoorbeeld gebruik van SSL-encryptie voor een veilige gegevensoverdracht en werken we met wachtwoorden en toegangsprofielen.

Koor&Stem controleert haar systemen aldus regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. Zij kan de veiligheid van door u verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk zal hier snel op worden gereageerd en zullen de betrokken partijen op de hoogte worden gebracht. Koor&Stem kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte, of gevolgschade, al dan niet veroorzaakt door een foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde.

De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in België, op de zetel van Koor&Stem of bijkomende vestigingen, of bij externe dienstverleners, die eveneens in België of Europa zijn gevestigd. De verzamelde gegevens gaan enkel over een beveiligde verbinding vanuit de website naar de server.

Sommige gegevens worden door externe dienstverleners opgeslagen en verwerkt buiten de Europese Unie. Indien de gegevens bij externe dienstverleners staan, met servers buiten de Europese Economische Ruimte, gaat Koor&Stem ervan uit dat voor de verwerking van deze gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau als in de Europese Unie gehanteerd wordt. Hiervoor kan, voor zover nodig, bij de doorgifte van uw persoonsgegeven naar landen buiten de Europese Economische ruimte gebruik worden gemaakt van passende waarborgen overeenkomstig artikel 46 AVG zoals de standaard-contractsbepalingen met aanvullende waarborgen, bijvoorbeeld encryptie of pseudonimisering van de persoonsgegevens (waarbij de encryptiesleutel in de EU blijft), en van de adequaatheidsbesluiten overeenkomstig artikel 45 AVG.

Voor meer informatie hierover wordt naar de privacyverklaring van de externe dienstverleners verwezen

3. Toegang en transfer aan derden

De gegevens die worden verstrekt aan Koor&Stem kunnen aan derde partijen worden doorgegeven indien noodzakelijk voor de uitvoering van de hieronder beschreven doeleinden. Koor&Stem maakt gebruik van een derde partij voor het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud via een cloud service provider, het verzorgen van de internet omgeving, het verzekeren van de leden, deelnemers en vrijwilligers van Koor&Stem en het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Verder wordt aan medewerkers van de organisatie (nationaal, provinciaal) de toegang verleend voor zover zij deze informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. 

Voor het overige worden geen persoonsgegevens aan derden doorgegeven tenzij wettelijk verplicht en toegestaan. Desgevallend zal altijd getracht worden om u, in de mate van het mogelijke, van een eventuele overdracht op voorhand te informeren. 

Geanonimiseerde gegevens kunnen wel verder worden verwerkt voor analyse en onderzoek. 

4. Cookies 

Door het gebruik van de website van Koor&Stem, kunnen cookies op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden.

Als gebruiker van de website zal u gevraagd worden om uw toestemming te geven voor het laden van bepaalde cookies. Dit kan gebeuren via een balk onderaan of bovenaan de website, met verwijzing naar het cookiebeleid van Koor&Stem voor meer informatie. Het verder surfen op de website zal echter niet verhinderd worden, doch bij weigering zullen enkel functionele cookies geplaatst kunnen worden. 

De website van Koor&Stem maakt tevens gebruik van marketing of advertentieplug-ins onder andere META (Facebook en Instagram), YouTube en Google Analytics. Door het plaatsen van deze plug-ins kunnen uw persoonsgegevens worden verzameld en doorgestuurd aan deze derde partijen. Conform artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is Koor&Stem samen met deze derden verwerkingsverantwoordelijke. Voor de rechten en verplichtingen van iedere verwerkingsverantwoordelijke wordt verwezen naar de respectievelijke privacyverklaringen van deze platformen.

Als gebruiker van de website zal u in elk geval gevraagd worden om uw actieve en geïnformeerde toestemming te geven voor het doorsturen van uw persoonsgegevens naar deze derde partijen. Voor meer informatie omtrent de gebruikte cookies, verwijst Koor&Stem u door naar haar Cookiebeleid te raadplegen op…. 

5. Verwerkingsdoeleinden

a. Personeelsbeheer, ledenbeheer, leveranciersbeheer, freelancersbeheer

De door Koor&Stem in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt ten behoeve van haar diensten, het maken van afspraken of vraag tot informatie of in het kader van een samenwerking (uitvoering, facturatie, betaling, ect.)     
Zo worden persoonsgegevens verwerkt voor personeelsbeheer, ledenbeheer, leveranciersbeheer en freelancersbeheer.     

b. Deelname aan evenementen

Koor&Stem dient uw persoonsgegevens ook te verwerken in het kader van de inschrijving voor een van haar evenementen.

c. Informatieverschaffing: uitnodigingen, marketing, nieuwsbrief en sociale media 

Persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op het toezenden van informatie, nieuw aangeboden diensten en producten of uitnodigingen m.b.t. evenementen. Koor&Stem kan de gegevens eveneens gebruiken om u te informeren en contacteren omtrent marketing en advertenties. Afhankelijk van het type van communicatie, kunnen we u contacteren via e-mail, telefoon, nieuwsbrief, brief en/of onze sociale mediakanalen.

d. Cookies en website widgets

Daarnaast worden uw persoonsgegevens gebruikt om u de toegang te garanderen tot de website, om de correcte functionaliteit van de website te waarborgen door u te (kunnen) informeren omtrent updates, nieuwe functionaliteiten, edm.
Uw gegevens worden tevens verwerkt met oog op het gebruik van website widgets, onder de vorm van marketing of advertentieplug-ins op de website van Koor&Stem zoals Meta (Facebook en Instagram) en Youtube.  

e. Contactformulier

Voorts kan Koor&Stem persoonsgegevens verwerken met het oog op de informatie die u verstrekt via het contactformulier op de website.

f. Het maken en gebruiken van foto’s en video’s

Koor&Stem kan ook persoonsgegevens verwerken met het oog op het maken en gebruiken van een foto of video waarop u identificeerbaar en herkenbaar in beeld komt en dit met het oog op het informeren en adverteren omtrent de diensten en evenementen van Koor&Stem.

g. Webshop en verkoop (inschrijven activiteiten)

Koor&Stem beschikt over een webshop voor het verkopen van partituren, muziek en ander didactisch materiaal. De persoonsgegevens worden verwerkt voor bestellingen, leveringen en facturen en de administratie van het klantenbestand. 

h. Beveiliging, beslechten van geschillen en nalevering wetgeving

Tenslotte wil Koor&Stem de nodige beveiliging en veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen, fraude opsporing, juridische doeleinden en om in overeenstemming te zijn met geldende wetgeving.

i. Strafrechtelijke gegevens

Koor&Stem verwerkt strafrechtelijke gegevens van nieuwe werknemers (al dan niet via arbeidsovereenkomst tewerkgesteld) voor het beschermen van minderjarigen en het vermijden van mogelijke aantastingen van hun fysieke, psychische en seksuele integriteit.

6. Rechtsgronden

De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden : artikel 6.1.a AVG (toestemming), artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst), artikel 6.1.c AVG (noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust) en artikel 6.1.f AVG (gerechtvaardigde belangen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Rekening houdend met de verwerkingsdoeleinden zoals hierboven omschreven, zal de verwerking van persoonsgegevens als volgt gebeuren:

• Personeelsbeheer, ledenbeheer, leveranciersbeheer, freelancersbeheer: op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst). 
• Deelname aan evenementen: op grond van artikel 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst).
• Informatieverschaffing: uitnodigingen, marketing, nieuwsbrief en sociale media: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming) en op grond van artikel 6.1.f AVG (gerechtvaardigde belangen). 
• Cookies en website widgets: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming). De functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website en kunnen niet worden geweigerd. De overige cookies worden enkel geplaatst indien u actief uw toestemming heeft gegeven voor het plaatsen van dergelijke cookies. Ook voor wat betreft website widgets, zoals onder andere van META, zullen uw persoonsgegevens, met name door de cookies gegeneerde informatie over het gebruik van de website, enkel worden verzameld en doorgestuurd aan deze derde partijen voor zover u hierover actief uw toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming geven door het aanvinken van het selectievakje in een balk onderaan de website. Indien u uw toestemming geeft, staat het u vrij om op elk moment uw toestemming in te trekken.
• Contactformulier: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming) .
• Het maken en gebruiken van foto’s en video’s: op grond van artikel 6.1.a AVG (toestemming), op grond van artikel 6.1.f AVG (gerechtvaardigde belangen) en 6.1.b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst), dit alles voor zover er personen identificeerbaar en herkenbaar in beeld komen.
• Webshop en verkoop: op grond van artikel 6.1.b AVG (uitvoering overeenkomst).
• Beveiliging, beslechten van geschillen en nalevering wetgeving: op grond van artikel 6.1.c AVG (noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichting die op verwerkingsverantwoordelijke rust) en op grond van artikel 6.1.f AVG (gerechtvaardigde belangen) om ons recht van verdediging uit te oefenen
• Strafrechtelijke gegevens: op grond van artikel 6.1.c AVG (wettelijke verplichting) en artikel 10 AVG (verwerking van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten). De Vlaamse wetgever heeft een controleverplichting ingevoerd die geldt voor organisaties die een activiteit aanbieden dewelke valt onder opvoeding, psycho-medische-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen. Deze controleverplichting bestaat uit het voorleggen van een uittreksel van het strafregister voor meerderjarige werknemers die op een structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen. 

Indien uw gegevens op basis van toestemming worden verwerkt, zorgen deze Privacyverklaring en het opt-in systeem dat wordt gehanteerd ervoor dat u uw toestemming vrij, expliciet, ondubbelzinnig, actief en geïnformeerd kan geven.

7. Bewaarperiode

Afhankelijk van het verwerkingsdoeleinde, zullen de persoonsgegevens die werden verwerkt door Koor&Stem in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke bewaard worden zolang als noodzakelijk voor de realisatie van de doelen waarvoor de gegevens worden verzameld en opdat Koor&Stem, onder andere, aan haar wettelijke en boekhoudkundige vereisten kan voldoen. 

De persoonsgegevens verwerkt met het oog op direct marketing (sociale media en nieuwsbrief) en de website zullen door Koor&Stem bewaard worden voor een termijn van maximum 1 jaar. Dit geldt tevens voor persoonsgegevens die worden verwerkt door het invullen van het contactformulier op de website alsook voor de persoonsgegevens verwerkt in het kader van het verwerkingsdoeleinde van cookies en website widgets. 

Met betrekking tot de verwerking van de gegevens van de webshop, verkoop, personeelbeheer, ledenbeheer, leveranciersbeheer en freelancebeheer zullen de persoonsgegevens worden bewaard voor een termijn van maximaal 7 jaar. 
Na deze termijnen, zal Koor&Stem de gegevens onherroepelijk wissen.

8. Rechten en klachten van de betrokkene

Als betrokkene heeft u te allen tijde recht op inzage van de door Koor&Stem als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens en kan u ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze (onder omstandigheden) laten verwijderen. Voorts heeft u ook het recht om u kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van persoonsgegevens met het oog op direct marketing. U kan uw toestemming intrekken voor de marketing gerelateerde mails die per e-mail naar u verstuurd werden, via de link onderaan elk van deze mails die u ontvangt.

Koor&Stem gebruikt geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze worden verwerkt (zoals profiling). 

Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming) heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. 

Deze bovengenoemde rechten kan u uitoefenen, door Koor&Stem te informeren per e-mail aan gdpr [at] koorenstem.be of via de contactpagina.

Een officiële klacht kan u indienen bij de Gegevensbeschermingsautorteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (2) 274 48 35, email: contact [at] adp-gba.be.

9. Wijzigingen privacyverklaring

Indien nodig, kan Koor&Stem deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website of in haar werkwijze weer te geven. Als er wezenlijke wijzingen zijn in de manier waarop Koor&Stem uw persoonsgegevens gebruikt of verwerkt, stelt zij u hiervan op de hoogte door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. Koor&Stem raadt u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie hoe zij uw informatie gebruikt en beschermt. 

10. Contact

Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent deze Privacyverklaring of het Privacy-beleid van Koor&Stem, kunt u terecht bij gdpr [at] koorenstem.be. 

Antwerpen, oktober 2023