Uittreksel strafregister bij activiteiten met minderjarigen
Organiseer je activiteiten met minderjarigen? Vanaf nu vraag je een uittreksel uit het strafregister op van bepaalde begeleiders. Voor wie is dit van toepassing en wat komt erbij kijken?
De Vlaamse regering wil minderjarigen beter beschermen en een aantasting van hun fysieke, psychische en seksuele integriteit zoveel mogelijk vermijden. Daarom maakte ze het verplicht om van nieuwe medewerkers in bepaalde functies een uittreksel uit het strafregister (model 596.2.) op te vragen en te controleren.
De controle geldt voornamelijk voor verenigingen die activiteiten met en voor minderjarigen organiseren. Denk hierbij aan: kinderkoren, jeugdkoren, korenfamilies met o.a. een werking voor minderjarigen, koren die regelmatig optredens geven met en voor minderjarigen, enz. Als koor zijn jullie dus verplicht om voor bepaalde medewerkers en voor bepaalde activiteiten de controle te doen.
We lichten hieronder de voorwaarden toe waaraan de activiteit en de medewerker(s) moeten voldoen. Je vindt ook een handige flowchart hier.
Zijn wij met ons koor verplicht om deze controle uit te voeren?
Het decreet is van toepassing op organisaties die activiteiten aanbieden die vallen onder "animatie, hulpverlening en begeleiding van minderjarigen". Amateurkunstenverenigingen organiseren activiteiten die vallen onder "animatie" en dus vallen koren die activiteiten organiseren (bv. repetities, zanglessen, concerten, enz.) voor of met minderjarigen onder dit nieuwe decreet.
Belangrijk is dat niet alleen vzw’s, maar ook feitelijke verenigingen die een zekere structuur hebben (bv. met bestuur) onder de nieuwe regeling vallen.
Dit decreet geldt dus niet voor verenigingen die zich doorgaans uitsluitend richten tot meerderjarigen; noch voor losse verbanden en feitelijke verenigingen zonder enige structuur.
Voor welke activiteiten moet ons koor de controle doen?
De verplichting geldt niet alleen voor de activiteiten waar exclusief minderjarigen aan deelnemen, maar ook voor gemengde groepen waar slechts een deel minderjarig is. Het decreet is eveneens van toepassing indien de ouders van de minderjarige(n) in de buurt zijn.
Het gaat enkel om de activiteiten waarbij er rechtstreeks en structureel contact is met minderjarigen. We denken hierbij aan volgende situaties:
- Repetities op vaste tijdstippen door de vaste dirigent;
- Occasionele repetities door een gastdirigent (bv. tijdens koorweekends);
- Concerten;
- Een deskundige die een groep coacht tijdens een meerdaagse workshop;
- Online activiteiten;
- enz.
Dit decreet geldt dus niet voor dirigenten de slechts één repetitie geven; noch voor mensen die geen rechtstreeks contact hebben met de minderjarigen (bv. bestuursleden die enkel de vergaderingen meevolgen, vrijwilligers die uitsluitend achter de schermen helpen tijdens een activiteit, enz.); noch voor activiteiten waarop de aanwezigheid van de minderjarige(n) niet voorzien was, enz. Personen met een mentale beperking worden eveneens als meerderjarig beschouwd.
Voor welke medewerkers moeten we de controle doen?
De nieuwe verplichting geldt enkel voor nieuwe medewerkers die aangesteld worden vanaf 1 februari 2023 en op het moment van de aanstelling meerderjarig zijn.
Voor medewerkers die al aangesteld waren voor 1 februari hoef je als organisatie niets te ondernemen, behalve bij de hernieuwing van een overeenkomst (bv. jaarcontract) of wanneer een bestaande medewerker een andere functie kreeg binnen het koor en in contact komt met minderjarigen.
Wie wordt er verstaan onder medewerkers?
Om te kunnen spreken van een medewerker, moet er een aanstelling zijn via een overeenkomst, een benoeming of conform de vrijwilligerswet.
We denken hierbij vooral aan dirigenten, lesgevers of coaches die aan de slag zijn bij een koor via een arbeidsovereenkomst (ook jobstudenten), een overeenkomst in het kader van verenigingswerk, overeenkomst als zelfstandige, freelancer, als stagiair, enz.
Ook vrijwilligers die formeel aangesteld zijn voor welomschreven vrijwilligerstaken - met of zonder vrijwilligersovereenkomst - vallen onder de verplichting. Hebben vrijwilligers geen duidelijk welomschreven takenpakket is het decreet niet van toepassing.
Medewerkers die via een andere organisatie zijn aangesteld en op jullie activiteit(en) ter plaatse komen, worden in principe door hun 'primaire' organisatie gecontroleerd. Vraag voor de zekerheid een geschreven verklaring van de desbetreffende organisatie dat zij de controleverplichting voor hun medewerkers hebben nageleefd.
Over welk uittreksel gaat het?
Er bestaan verschillende modellen van het uittreksel. Aangezien deze controle gericht is op het werken met minderjarigen, is het model 596.2 vereist. Een ander model is dus niet geldig voor deze controle. Als medewerker vraag je dit (bij voorkeur digitaal) op bij de gemeente waar je gedomicilieerd bent.
Wanneer moet ons koor de controle uitvoeren?
De vereniging moet het uittreksel uit het strafregister vóór de aanstelling opvragen en ontvangen. Belangrijk: het uittreksel is op het moment van ontvangst maximaal één maand oud!
Indien er sprake is van meerdere kandidaten (bv. bij de selectie van een nieuwe dirigent), dan mag je het uittreksel enkel opvragen bij de kandidaat die je daadwerkelijk zal aanstellen.
Enkel in uitzonderlijke gevallen kan een organisatie tijdens de aanstelling van een medewerker opnieuw een uittreksel opvragen, dit wanneer:
- er een gegronde indicatie is dat de medewerker een onaanvaardbare veroordeling zou hebben opgelopen (bv. melding slachtoffer, meerdere klachten door derden, zorgwekkend persbericht, enz.); of
- er een objectief vermoeden is dat er een onderzoek is naar een medewerker in het kader van een zedenmisdrijf (procedure: zie draaiboek punt 3.2).
Deze flowchart helpt je snel en visueel te bepalen of de controleverplichting geldt.
Hoe lang is de controle geldig?
Het resultaat van de controle is meteen voor één jaar geldig. Binnen hetzelfde kalenderjaar hoef je een persoon dus niet opnieuw te controleren. Noteer dus goed in je administratie wanneer je de controle deed!
Opgelet: vermeld niet het resultaat zelf van de beoordeling, enkel de datum waarop de controle plaatsvond.
Wie van het koor doet de controle?
De controle van het uittreksel laat je best over aan iemand binnen de organisatie met verantwoordelijkheidsgevoel, die de verkregen informatie heel discreet behandelt. Een bestuurslid van de vereniging zal hiervoor het best geschikt zijn.
Hoe moeten we het uittreksel uit het strafregister beoordelen?
Er zijn drie scenario's:
- Meestal zal het uittreksel 'blanco strafregister' vermelden. Een uittreksel zonder vermelding van veroordelingen heeft uiteraard geen verdere beoordeling nodig. De medewerker mag zonder probleem worden aangesteld.
- Vermeldt het uittreksel daarentegen wel veroordelingen, dan zal de organisatie een beoordeling moeten maken. Het spreekt voor zich dat dit niet steeds gemakkelijk zal zijn. Het draaiboek van het departement bespreekt onder punt 5.2 een aantal goede criteria om rekening mee te houden (bv. risico-inschatting op basis van de aard van de feiten, tijdsverloop sinds de veroordeling, houding van de betrokkene over de feiten, enz.).
- Bij vermelding van de "ontzetting van het recht" om met minderjarigen om te gaan is er géén beoordelingsmarge. De medewerker kan dan niet worden aangesteld.
Wat met privacy van onze medewerkers?
De organisatie moet als verwerkingsverantwoordelijke zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens. Hou dus steeds rekening met de GDPR-regels!
- Controleer enkel het uittreksel van nieuwe medewerkers die je als organisatie wil aanstellen en dit enkel om minderjarigen te beschermen.
- Je vernietigt het uittreksel (en ook alle inhoud hieruit) van zodra de definitieve beslissing omtrent de aanstelling genomen is. Er mag dus ook geen inhoud overgenomen worden in interne notities of verslagen.
Om achteraf toch te kunnen bewijzen dat de controle gebeurde, is het aan te raden om een spoor ervan in je administratie te hebben. Noteer bijvoorbeeld in een dossier of verslag dat de controle gebeurd is met daarbij de datum waarop je het uittreksel ontving. - Discretie is heel belangrijk! Zorg ervoor dat niet iedereen zomaar de uittreksels of de resultaten van de beoordeling kan raadplegen. De persoon/personen die de controle uitvoeren mogen deze vertrouwelijke informatie op geen enkele wijze delen met anderen. Laat ze dus niet rondzwerven in een gedeelde mailbox, een dropbox of google drive-map, enz.
- Maakt een lijst met de categorieën van personen of functies die toegang hebben tot de gegevens. In de praktijk zijn dit de persoon/personen die instaan voor de aanstelling van de medewerkers.
Welk risico loopt ons koor als er toch iets fout loopt?
Indien een medewerker - ondanks de controle - in de fout gaat en een misdrijf pleegt, is alleen de pleger zelf daarvoor strafrechtelijk aansprakelijk. De bevoegde personen of de vereniging kan in dat geval niet aansprakelijk worden gesteld.
De koororganisatie heeft enkel de verplichting om het uittreksel op te vragen, te controleren en naar best vermogen een beslissing te nemen. Er wordt verwacht van organisaties dat zij te goeder trouw, voorzichtig en zorgvuldig handelen.
